Ondersteuning

Ondersteuning

Hieronder vindt u de top-10 meest aan ons gestelde gebruikersvragen. Naast gebruikersvragen hebben wij tevens een doorzoekbare technische FAQ.

Vindt u hierin geen antwoord op uw technische probleem, neem dan contact op met onze helpdesk (vereist onderhoudsabonnement).

Wat de meeste mensen willen weten

  • Werkt RetSoft Archief op een Terminal Server?

    RetSoft Archief werkt prima in een Terminal Server of Citrix omgeving. Alle functionaliteiten binnen RetSoft Archief zijn voor de gebruiker beschikbaar. In bepaalde configuraties kan zelfs de scanner rechtstreeks worden aangestuurd (voor informatie hierover raadpleeg uw systeembeheerder).

    Meer informatie over de installatie in een Terminal Server of Citrix omgeving vindt u in onze technische FAQ item #32692 (Expert) en #32857 (pro).

  • Welke databaseservers worden door RetSoft Archief ondersteund?

    RetSoft Archief Pro heeft geen databaseserver nodig, deze versie maakt namelijk gebruik van een meegeleverd Access database. Deze database is geschikt voor archieven tot circa 200.000 documenten of 3GB, welke grens maar als eerste wordt gehaald.

    RetSoft Archief Expert heeft wel een databaseserver nodig. Hierop moet de benodigde SQL database worden geïnstalleerd. Dit kan zijn MySQL (5.x) of Microsoft SQL Server (2005 t/m 2012, Express Edities uitgesloten). Deze worden niet door RetSoft meegeleverd. De databases van RetSoft Archief Expert ondersteunen miljoenen documenten. Zie ook onze technische faq #32863.

  • Welke scanners en MFP's worden door RetSoft ondersteund?

    RetSoft Archief ondersteunt vrijwel alle type scanners en MFP's (Multi Functionele Printer/scanner). Afhankelijk van de gekozen werkwijze en type apparaat zijn er drie manieren om papieren documenten te archiveren in RetSoft Archief:

    • Door rechtstreekse aansturing van de scanner als deze beschikt over een TWAIN driver (zie handleiding van uw scanner).
    • Door te scannen naar een map op de server. De scanner of MFP moet dan over de functionaliteit 'scan to folder' beschikken (scannen naar map in netwerk). Een TWAIN driver is bij deze werkwijze niet nodig.
    • Door gebruik te maken van een speciale MFP koppeling. Deze is voor MFP's van Sharp en OKI ontwikkeld en ondersteunt de meeste (modernere) modellen. Bij het scannen van de documenten kan op het display van de MFP aangegeven worden in welk archiefmap het document opgeslagen moet worden.
  • Wat zijn de grootste verschillen tussen Pro en Expert?

    RetSoft Archief ProRetSoft Archief Expert
    +Eén archiveerplek+Meerdere archiveerplekken
    +Maakt gebruik van ingebouwde bestandsdatabase
    (max 200.000 documenten)
    +Maakt gebruik van (niet meegeleverde)
    MS SQL Server of MySQL database
    (tot miljoenen documenten)
    +Zelf te installeren en te onderhouden+Er kunnen rechten worden toegekend aan groepen/personen/mappen en documenten
      +Uit te breiden met:
    - RetSoft Web Archief (toegang via Internet)
    - Tracto (barcode herkenning)
      +Installatie RetSoft Archief + SQL bij voorkeur
    door systeembeheerder
    Voor een uitgebreider overzicht, zie de lijst onder op deze pagina.

  • Kunnen de archieven van RetSoft Archief Pro worden geconverteerd naar RetSoft Archief Expert?

    Vanzelfsprekende kunnen de archieven van RetSoft Archief Pro - na upgrade naar RetSoft Archief Expert - worden omgezet naar Expert. Hiervoor is een speciale functionaliteit toegevoegd aan RetSoft Archief Expert Beheer. In de snelhandleiding RetSoft Archief Expert staat op bladzijde 6 exact beschreven hoe deze conversie in het werk gaat.

  • Kan ik rechtstreeks archiveren vanuit Outlook naar RetSoft Archief

    Vanuit Outlook zijn er twee manieren om e-mail te archiveren in RetSoft Archief:

    • Via de "RetSoft Archief"-knop die in Outlook wordt geplaatst na installatie van RetSoft Archief. Zodra je op deze knop klikt, verschijnt een menu waarin je kunt aangeven in welke archiefmap de e-mail opgeslagen moet worden. Vervolgens wordt de e-mail inclusief de bijlage gekopieerd naar RetSoft Archief.
    • Via de optie printen, waarbij er gekozen wordt voor de RetSoft Document Printer. Ook dan verschijnt een menu waarin gevraagd wordt de archiefmap te kiezen waar de e-mail in opgeslagen moet worden. De e-mail wordt - zonder bijlage - naar het postvak van RetSoft Archief gekopiëerd om vervolgens gearchiveerd te worden. Als ook de bijlage gearchiveerd moet worden, dan moet deze eerst geopend worden en kan dan via printen naar RetSoft in een geselecteerd archief opgeslagen worden.

    Tevens is het mogelijk slechts de bijlage(n) te archiveren. Klik hiervoor in Outlook met uw rechtermuistoets op de bijlage, en kies hier voor de optie "Archiveren met RetSoft".

    Er is ook een invoegtoepassing voor Mozilla Thunderbird. Overige clients kunnen archiveren via de eerstgenoemde methode, of door een e-mail op te slaan in het postvak van RetSoft Archief.

  • Over welke zoekalgoritmen beschikt RetSoft Archief Expert?

    Binnen RetSoft Archief Expert kan gebruik gemaakt worden van twee type zoekalgoritmen: het full-tekst- en het lineaire zoekalgoritme. Standaard staat na installatie het Full-tekst zoekalgoritme aangevinkt.

    Het voordeel van het Full-Tekst algoritme is dat deze vele malen sneller is dan de lineaire variant. Een nadeel is echter dat er altijd gezocht moet worden op het eerste deel van een zoekterm.
    Voorbeeld: u zoekt een document met de tekst 'Factuur'. U zult niets vinden wanneer u zoekt op "tuur", maar wel wanneer u zoekt op "fact". Verder worden woorden korter dan 4 tekens worden niet geïndexeerd. U zoekopdracht dient dus te zijn naar woorden van meer dan 3 tekens.

    Met het lineaire zoekalgoritme kan wel gezocht worden naar willekeurige delen van een zoekterm; maar het zoeken zal wel meer tijd in beslag nemen.

  • Wat voor server heb ik nodig voor RetSoft Archief Expert

    RetSoft Archief Expert betreft een client-side installatie waarbij het archief wordt ondergebracht in een database op de server. Hieronder vindt u informatie over het configureren van een server voor het gebruik van RetSoft Archief Expert en eisen aan de soft- en hardware.

    Er worden twee verschillende databases ondersteund: MySQL (5.x) en Microsoft SQL Server (2005 t/m 2012, Express Edities uitgesloten).

    Voordelen MySQL t.o.v. Microsoft SQL Server bij gebuik RetSoft Archief:

    • Goedkoper: Communitie release van MySQL is gratis te downloaden.
    • Werkt zowel onder Linux als Microsoft Windows.
    • Minder resource intensief.
    Voordelen Microsoft SQL Server t.o.v. MySQL bij gebruik RetSoft Archief
    • Snellere full-text zoekindexen.
    • Eenvoudiger in beheer.

    Wanneer u de uitbreiding RetSoft Web Archief gaat gebruiken, is een Windows Server met IIS (Internet Information Services) noodzakelijk.

    Hardware

    De eisen aan de server zijn erg afhankelijk van de grootte van het archief, het aantal gebruikers en serverbelasting (door andere toepassingen).

    Over het algemeen volstaat een server die voldoet aan de eisen van het besturingssysteem en het databasesysteem. Bij (snel) groeiende archieven raden wij aan een server te kiezen die eenvoudig te upgraden is. Benodigde schijfruimte is lastig in te schatten vanwege de diversiteit aan ondersteunde bestandstypen, maar wanneer het over het algemeen zwart/wit gescande documenten betreft, dan kan men uitgaan van ongeveer 50.000 - 75.000 documenten per Gigabyte.

  • Werkt RetSoft Archief onder 64-bit Windows?

    De huidige versie van RetSoft Archief is ontworpen als een 32-bits programma. In de nabije toekomst zal er ook een 64-bits variant worden gelanceerd. Dit neemt echter niet weg dat RetSoft Archief nu al uitstekend functioneert onder 64-bit Windows.

  • Welke documentsoorten worden door RetSoft Archief ondersteund?

    RetSoft Archief ondersteunt vrijwel alle document-gerelateerde bestandsformaten. Voor gescande documenten raden wij aan gebruik te maken van TIFF (voor zwart/wit documenten) en JPEG (voor documenten in kleur of grijstinten). Naast het scannen van documenten kunnen met RetSoft Archief natuurlijk ook andere bestandsformaten worden gearchiveerd zoals Word, Excel, PDF, Tekst, HTML, e-mail, etc.

Zoeken

Direct zoeken op trefwoord in de knowledge base

Vul een trefwoord in en selecteer een categorie. Klik vervolgens op de zoekknop.

Het antwoord op uw vraag niet gevonden?

Stel hem aan onze helpdesk en zij helpen u graag verder.

Bel RetSoft:
050 - 301 0710

Hulp op afstand

Soms zal een medewerker u vragen om op afstand verbinding te maken voor ondersteuning. Hieronder kunt u onze QuickSupport downloaden

Toegang en support op afstand via het internet met TeamViewer RetSoft QuickSupport